Informatienota aan de vrijwilligers

opgesteld door het Dagelijks Bestuur van Pax Christi Vlaanderen vzw op 29 juni 2006 en 31 januari 2013

1. Gegevens van de organisatie

naam: Pax Christi Vlaanderen vzw
afgekort: PCV
rechtsvorm: vereniging zonder winstoogmerk
adres: Italiëlei 98A, 2000 Antwerpen
tel: 03/225.10.00
fax: 03/225.07.99
e-mail: paxchristi@paxchristi.be

Statuten Artikel 5 : Doel.
De vereniging heeft tot doel vanuit een christelijke visie de vrede te bevorderen. Zij definieert hierbij vrede in de ruime zin van het woord; niet alleen afwezigheid van oorlog (negatieve vrede), maar ook het bevorderen van een reële vredesmentaliteit en van meer vredevolle verhoudingen tussen alle mensen, bevolkingsgroepen, volkeren en staten. Hierbij wordt bijzondere aandacht besteed aan de internationale veiligheid, ontwapening, mensen- en volkenrechten, ontwikkeling, de heelheid van de schepping, de internationale (inbegrepen politieke, diplomatieke, militaire en economische) verhoudingen, geweldloze verdediging, vredesopvoeding, en de rol en de opdracht van kerken en godsdiensten in dit verband. De vereniging kiest uitdrukkelijk voor de methode van de actieve geweldloosheid.
Met dit laatste wordt geweldloze weerbaarheid, de bekwaamheid tot respectvolle dialoog en het leren leven vanuit een grondhouding van verbondenheid bedoeld. Om een reële vredesmentaliteit in de wereld te bevorderen wordt bijzondere aandacht besteed aan de rol van geweldpreventie, vredesopvoeding, jongeren, vrouwen en mannen en een open vredesspiritualiteit en kerk.
Het behoort tevens tot de doelstellingen van de vereniging de rassendiscriminatie te bestrijden en de rechten van de mens te verdedigen.

De vrijwilligers van PCV kunnen op eenvoudig verzoek een exemplaar van de statuten en het huishoudelijk reglement van de organisatie bekomen.

2. Personen die beschouwd worden als vrijwilliger voor PCV

Personen die beschouwd kunnen worden als vrijwilliger voor PCV moeten steeds aan volgende voorwaarden voldoen:
– een natuurlijk persoon zijn;
– dit vrijwilligerswerk onbezoldigd en onverplicht uitvoeren;
– niet verbonden zijn met PCV door een arbeidsovereenkomst;
– niet verbonden zijn met PCV door een dienstcontract.

Volgende personen die aan voornoemde voorwaarden voldoen, worden tijdens de uitvoering van hun vrijwilligerswerk beschouwd als vrijwilliger voor PCV:
– bestuurders van PCV;
– leden van de financieel-administratieve commissie, leden van werkgroepen opgericht door de Raad van Bestuur, leden van stuurgroepen opgericht door het Dagelijks Bestuur;
– vrijwilligers die op regelmatige basis (minstens één volle dag per week) op het secretariaat meewerken aan taken afgesproken met het Dagelijks Bestuur en die niet vrijgesteld zijn vanuit een ander statuut;
– leden van plaatselijke Pax Christi-groepen in Vlaanderen die erkend zijn door de Raad van Bestuur van PCV tijdens activiteiten in het kader van en gesteund door PCV;
– leden van de jongerenwerking UM4P die het jongerenlidmaatschapsgeld betalen.

Volgende personen worden niet beschouwd als vrijwilliger voor PCV:
– deelnemers aan activiteiten, uitwisselingen, vormingsactiviteiten e.d. van PCV;
– free-lance medewerkers van PCV die hiervoor een honorarium ontvangen;
– leden van geaffilieerde en geassocieerde groepen van PCV.

3. Aansprakelijkheid

De organisatie is burgerlijk aansprakelijk voor de schade die de vrijwilliger aan derden en aan de organisatie berokkent bij het verrichten van het vrijwilligerswerk, behalve in geval van bedrog, zware fout of eerder gewoonlijk dan toevallig voorkomende lichte fout van de vrijwilliger.

4. Verzekeringen

In de bedrijfspolis van PCV (KBC-verzekeringen polisnummer V3/27.121.539/020) is een verzekering afgesloten die de burgerrechtelijke aansprakelijkheid dekt van de organisatie PCV, met uitzondering van de contractuele aansprakelijkheid.
Voor de lichamelijke schade die geleden is door de vrijwilligers bij ongevallen tijdens de uitvoering van het vrijwilligerswerk of op de weg van en naar dit vrijwilligerswerk is dekking voorzien in de bedrijfspolis van PCV als uitbreiding van de arbeidsongevallenverzekering voor het personeel van PCV en dit voor de vrijwilligers op basis van forfaitaire bedragen.
Deelnemers aan activiteiten, uitwisselingen, vormingsactiviteiten e.d. vallen hier niet onder.
Deze laatsten staan zelf in voor de verzekering van hun burgerrechtelijke aansprakelijkheid, ongevallen, enz (familiale polis, mutualiteit, reisbijstand,…), tenzij dit afzonderlijk en expliciet anders afgesproken is met het Dagelijks Bestuur van PCV.
Free-lance medewerkers die hiervoor een honorarium ontvangen staan ook zelf in voor de verzekering van hun burgerrechtelijke aansprakelijkheid, ongevallen, enz.
De hogergenoemde dekkingen in de bedrijfspolis van PCV gelden ook voor vrijwilligers die in opdracht van PCV een verantwoordelijke taak opnemen bij een buitenlandse missie mits aangifte aan de verzekeringsmaatschappij. In deze polis is voor niet-personeelsleden oorlogsgebied echter steeds uitgesloten.
PCV heeft ook een globale polis voor medische bijstand in het buitenland en eventuele repatriëring (Mondial Assistance contract nummer: 050 B 250 / 103 168) die van toepassing is op alle personen die in opdracht van PCV een verantwoordelijke taak opnemen bij een buitenlandse missie mits opgave van de namen van deze personen aan de verzekeraar.

5. Onkostenvergoedingen

Vrijwilligers die erom verzoeken, kunnen–na goedkeuring door het Dagelijks Bestuur–terugbetaling van hun onkosten bekomen. De vrijwilliger richt hiertoe een eenvoudige vraag  aan het Dagelijks Bestuur.
Hierbij kan het Dagelijks Bestuur kiezen tussen een forfaitaire tussenkomst (fiscaal vrijgestelde maxima 2013: € 32,71 per dag per dag en € 1.308,38 per jaar) of een terugbetaling van de werkelijk gemaakte kosten op basis van ingediende onkostennota’s met bijgevoegde bewijsstukken op daartoe ter beschikking gestelde formulieren of een combinatie van beide.
Het maximale bedrag van de forfaitaire onkostenvergoeding die aan vrijwilligers mag toegekend worden, is voor 2013 vastgelegd op:
– 32,71 euro per dag
– 1.308,38 euro per jaar
Een combinatie van de forfaitaire kostenvergoeding met een terugbetaling van de reële vervoerskosten is mogelijk voor maximaal 2000 kilometer per jaar per vrijwilliger mits men het aantal kilometer kan aantonen:
– gebruik eigen wagen: 0,3 euro/kilometer (aangepast op 1 juli 2013)
– gebruik eigen fiets: 0,15 euro/kilometer
– gebruik openbaar vervoer: de kostprijs van reële tickets van de bus, trein, …

Vrijwilligers die ook bij andere organisaties vrijwilligerswerk verrichten en aan wie PCV een forfaitaire tussenkomst in de onkosten terugbetaalt, dienen er zelf over te waken dat het totaal van de forfaitaire tussenkomsten bij de verschillende organisaties beneden de fiscaal vrijgestelde maxima blijft. Zoniet dienen zij zelf aan PCV te vragen een fiche 281.10 op te maken voor hun belastingaangifte.

Onkosten die in aanmerking kunnen komen, zijn:
– verplaatsingsonkosten:
voor verplaatsingen wordt bij voorkeur gebruik gemaakt van het openbaar vervoer, tenzij dit onmogelijk of onredelijk is; wanneer reële onkosten worden terugbetaald, worden voor verplaatsingen met het openbaar vervoer de reëel gemaakte kosten in aanmerking genomen (ticket of aanvulling op een abonnement);  en voor verplaatsingen met de eigen wagen een kilometervergoeding, bedoeld om alle kosten te dekken, van € 0,28/km (fiscaal vrijgesteld tarief: max. €0,3456/km. Voor de fiets blijft het 0,21/km.) (tarief juli 2012);
– telefoonkosten:
wanneer reële onkosten worden terugbetaald, worden de gemaakte kosten ingediend via de geëigende formulieren; indien men een gedetailleerde factuur bezit wordt hiervan een kopie bijgevoegd en worden de bedoelde gesprekken aangeduid, zoniet (bv kaart-gsm, gegroepeerde factuur…) wordt een verklaring op eer bijgevoegd met de juiste tijdsduur en tarief van de bedoelde gesprekken;
– kosten werklunches:
een werklunch is altijd met een buitenstaander (geen ander PCV-teamlid of andere PCV-vrijwilliger) die men uitnodigt om iets te bespreken bij een maaltijd; mits akkoord van de algemeen secretaris en wanneer reële onkosten worden terugbetaald, worden van deze maaltijd de reële kosten terugbetaald met een maximum van 10 euro per persoon voor het eten en 2,5 euro per persoon voor de drank;
– kosten maaltijden tijdens activiteiten buitenhuis:
tenzij deze inbegrepen is in bv. het inschrijvingsgeld van een studiedag, wordt de eerste maaltijd van de dag niet terugbetaald; moet men omwille van de langere duur van de activiteit een tweede maaltijd nemen en wanneer reële onkosten worden terugbetaald dan worden hiervan de de reële kosten terugbetaald met een maximum van 7,5 euro voor het eten en 1,5 euro voor de drank.

De terugbetaling van onkosten door PCV gebeurt op maand- of kwartaalbasis.

6. Geheimhoudingsplicht

De vrijwilliger kan gegevens vernemen ten aanzien waarvan hij gehouden is tot de geheimhoudingsplicht volgens art. 458 van het strafwetboek.
Iedereen die kennis krijgt van geheimen die hem/haar zijn toevertrouwd, en deze bekendmaakt buiten het geval dat hij/zij geroepen wordt om in recht of voor een parlementaire onderzoekscommissie getuigenis af te leggen en buiten het geval dat de wet hem/haar verplicht die geheimen bekend te maken, wordt gestraft met een gevangenisstraf en/of met een geldboete.

Meer info over vrijwilligerswerk (wetgeving, vergoedingen etc.)